Еще 20 лет назад в Беларуси понятия «офис» или «бизнес-центр» фактически не существовало. Служебные помещения советских предприятий представляли собой набор кабинетов, узких коридоров, актовых залов для художественной самодеятельности, медицинских пунктов и столовых. Сегодня же ситуация кардинально изменилась.
Современный офис — это сложная структура, где всё обустроено с максимальной эффективностью и в соответствии с эстетическими стандартами. Каждая деталь, от организации офисных зон до выбора мебели, играет важную роль в достижении корпоративных целей. Чем более сложна организация, тем внимательнее нужно подойти к планировке и исполнению всех ее этапов.
Если офис арендуется и не подлежит перепланировке, необходимо работать с имеющейся конфигурацией. Однако даже в таком случае, как и в новостройках класса «А», где дизайнеры принимали участие на этапе создания, пространство можно обустроить грамотно и функционально. Ключевой момент здесь — следовать советам профессионалов. Архитекторы и дизайнеры способны учесть все пожелания клиентов, не нанося ущерба функциональности офисного пространства.
Оптимальный показатель — 10–12 квадратных метров на одного сотрудника, включая место для стола, системы хранения и проходы. Это значит, что для отдела из десяти человек потребуется 100 квадратных метров.
Структура офиса
В соответствии с современными нормами любой офис можно разделить на две основные зоны — фронт- и бэкофис.
Фронт-офис предназначен для встречи с клиентами и партнерами. Именно здесь проходят презентации и семинары. Эту зону ожидания часто размещают в фойе или холле, оборудуя стойкой ресепшн и стильной офисной мебелью — удобными диванами, креслами и журнальными столиками. Переговорные комнаты могут варьироваться от строго аскетичных, где есть лишь стол и стулья, до роскошных пространств с современным оборудованием: презентационными системами, аудиовизуальной техникой и многофункциональной мебелью. Никакая приемная не обходится без уюта, созданного мебелью. Обычно именно здесь располагается рабочее место секретаря, где необходимо создать удобные условия для хранения документов. Идеальным решением станут столы с надстройками, позволяющие организовать рабочее место так, чтобы облегчить доступ к необходимым материалам. Кабинеты руководителей являются важнейшими пространствами фронт-офиса, и здесь стоит использовать как мебель бизнес-класса, так и более эксклюзивные президентские комплекты.
Важнейшая часть офиса — бэкофис, в котором работают основные подразделения предприятия. Для обустройства рабочих мест в этом пространстве требуется оперативная мебель, которая должна быть удобной и функциональной.
Соотношение площадей фронт- и бэкофиса обычно составляет 60 на 40 процентов, но это может варьироваться в зависимости от специализации компании. Для организаций, активно взаимодействующих с клиентами, такое соотношение оправдано, тогда как в дилинговых центрах или крупных переводческих бюро часто наблюдается доминирование бэкофиса.
Средняя площадь рабочего места для сотрудника, проводящего большую часть времени за компьютером, составляет около 3,5 квадратных метров, включая проходы. Из них 2,5 квадратных метров занимают эргономичные столы с размерами 140x75 см.
Таким образом, для формирования бэкофиса на десять человек потребуется как минимум 36 квадратных метров, плюс дополнительно 11 квадратных метров для систем хранения и внутренней переговорной зоны. В итоге общая площадь в этом случае может составить от 47 до 50 квадратных метров.
Разделяя офисные пространства, некоторые руководители рискуют попасть в ловушку: они могут считать, что для представительских зон необходимо выбирать дорогую мебель, а для менее заметных рабочих мест можно ограничиться скромными вариантами. Подобный подход уже неактуален. Во-первых, все зоны в офисе должны быть качественно оформлены, а во-вторых, ООО «Про удобный офис» обеспечивают высокое качество мебели и стиль по доступной цене.
Стоит отметить, что многие современные компании осознают важность рабочих мест бэкофиса и не экономят на их оформлении. Даже те, кто раньше полагал, что увлечение — это единственный двигатель карьеры, признали, что комфортная рабочая обстановка является эффективным стимулом для профессионального роста. Это особенно важно для каждой категории сотрудников — от ресепшн до опытных бухгалтеров.
Отличия в назначении фронт- и бэкофиса требуют разных подходов к их проектировке и оформлению. Фронт-офис проектируется с учетом высокой проходимости гостей и сотрудников, тогда как бэкофис организуется для сосредоточенной работы.
Разделение офисного пространства — это не дань моде, а рациональный подход, направленный на оптимизацию всех рабочих процессов. Каждый элемент, будь то взаимодействие с клиентами, работа с партнерами или организационные моменты, направлен на повышение статуса компании и эффективности ее сотрудников.